Moduł Obieg Dokumentów

Moduł Obieg dokumentów pozwala na gromadzenie oraz katalogowanie różnego rodzaju dokumentów firmy. Centralnym miejscem w module jest Biblioteka dokumentów gdzie Użytkownik ma możliwość wprowadzania dokumentów, załączanie scanów, plików oraz ich opisywanie w dowolny sposób. Użytkownik może z poziomu CDN OPT!MA wskazać na dokument, który jest w skanerze. Komenda uruchomi skaner.

W programie dokumenty mogą być zapisywane w dwóch miejscach: w bazie firmy lub też w bazie konfiguracyjnej. W pierwszym przypadku dokumenty będą dostępne tylko i wyłącznie po zalogowaniu się do konkretnej bazy, w drugim zaś dokumenty będą widoczne dla wszystkich firm. Ma to znaczenie w przypadku, gdy na jednym systemie prowadzona jest działalność więcej niż jednej firmy oraz w przypadku biur rachunkowych, gdzie każdy Klient ma oddzielną bazę danych.

Dokumenty (w dowolnym formacie) gromadzone w Bibliotece można swobodnie grupować w tworzonych katalogach. Informacje o dokumentach gromadzone są w postaci formularzy, na których znajdą się m.in. informacje takie jak: typ dokumentu, jego tytuł, czego dotyczy, data wprowadzenia, status, operator odpowiedzialny za dokument. Dodatkowo istnieje możliwość opisywania dokumentu poprzez definiowalne atrybuty.

Każdy dokument zgromadzony w Bibliotece będzie mógł być powiązany z kontrahentem oraz dowolną ilością dokumentów handlowych wystawianych w systemie CDN OPT!MA. Powiązanie to działa również w drugą stronę tzn. że z poziomu dokumentu wystawionego w programie będzie można połączyć go z dowolną ilością dokumentów zgromadzonych w Bibliotece.  

Moduł Obieg dokumentów posiada bardzo szeroki zakres definiowania uprawnień dostępu do dokumentów. Dla każdego pracownika mającego dostęp do modułu można określić do której grupy dokumentów ma dostęp oraz w jakim zakresie np. czy ma jedynie wgląd w dokumenty, czy może je edytować, czy też może edytować te wprowadzone wyłącznie przez siebie.