Moduł CDN OPT!MA Serwis dedykowany jest dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych. Potrzeby firm w zakresie usług serwisowych zależą zarówno od wielkości firmy jak i specyfiki jej działania. Tak więc, w zależności od firmy w module CDN OPT!MA Serwis można:
- rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i "w toku"),
- harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie - w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
- rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
- bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/ paragon na wykonaną usługę,
- w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu - będzie to widoczne w terminarzu operatora
Moduł CDN OPT!MA Serwis może współpracować z modułem CDN OPT!MA Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym CDN OPT!MA Handel (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli Użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne). Użytkownicy, którzy posiadają moduł CDN OPT!MA Analizy, mają możliwość raportowania informacji gromadzonych w module CDN OPT!MA Serwis. Dostępne są następujące zestawienia:
- analiza czynności wg serwisantów,
- wykonane czynności w zadanym okresie,
- najczęściej pobierane części,
- najczęściej wykonane czynności.
Użytkownik może definiować własne statusy zleceń, które ułatwiają filtrowanie listy i kontrolę realizacji zlecenia.
Użytkownik może określić sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy możliwości: niezależna, po wykonaniu poprzedniej, wg terminu. W przypadku czynności wykonywanych w podanym terminie istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu konkretnego operatora.
Na potrzeby obsługi modułu CDN OPT!MA Serwis należy utworzyć dedykowany magazyn serwisowy, na który mają być przesunięte części potrzebne do realizacji zlecenia (np. w firmie remontowo- budowlanej każda budowa może mieć odrębny magazyn serwisowy, na który będzie tworzyła zlecenia serwisowe i przesuwała potrzebne do budowy materiały). Pobierając części operator może zdecydować, które z nich mają być fakturowane, a które pozostają kosztem serwisowym i będą rozchodowane dokumentem wewnętrznym RW.
Wraz z zamykaniem zlecenia Użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo - magazynowych. Ogólnie fakturowanie zlecenia polega na tworzeniu:
- dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
- dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
- dokumentu FA/ PA, zawierającego części z dokumentu WZ oraz wszystkie usługi cennikowe z zakładki czynności.